Como domar a nossa caixa de e-mails?

Mauro Segura
8 de dezembro de 2014 - 4h57

O último artigo da sempre excelente Chieko Aoki traduz o que sempre pensei a respeito da overdose de informação que vivemos hoje. Adorei a frase "no ambiente de trabalho ou na vida pessoal, as mensagens instantâneas, redes sociais e emails podem ser um grande buraco negro, que drena seu tempo e sua mente". É isso mesmo. Parece que tudo joga contra na hora que você tem que se concentrar em algo. O problema é "como" resolver isso. No mesmo artigo ela fala em "administrar as informações e redefinir os parâmetros de seleção do que você vai priorizar". Conceitualmente a gente entende, mas é difícil pra caramba, especialmente num mundo móvel em que o celular nas suas mãos te chama o tempo todo… de todas as formas.

Não vamos nos iludir, em uma boa parte das vezes não é o smartphone que nos chama, somos nós que vamos até ele. Uma pesquisa da operadora norte-americana T-Mobile afirma que usuários de smartphones acessam seus aparelhos 150 vezes por dia, em média, e não é só para ver emails não. Experimente sair de casa sem o seu smartphone para ver o que acontece com sua mente.

No mundo corporativo, os emails e as mensagens instantâneas são os vilões. As redes sociais já começam a incomodar também. Ao escrever esse post, eu fui dar uma olhadinha na caixa de entrada de uma colega que rotineiramente tem muita dificuldade de domar a sua caixa de entrada. Ela tinha 24.298 emails não lidos. Uma caixa de entrada lotada de emails não lidos gera ansiedade, insatisfação, perda de produtividade, sensação de incompetência e muitas outras coisas.

Estudos mostram que deixar para tratar os emails profissionais fora do horário normal de trabalho pode prejudicar a saúde, portanto não é uma boa alternativa acumular emails para ver em casa, em seu suposto momento de descanso. Isso pode ser feito, mas não de forma rotineira. Conheço cada vez mais pessoas que já consideram ver emails de trabalho como algo incorporado a sua rotina (eu sou um deles!).

O excepcional blog Viver de Blog enumera os cinco maiores vilões da produtividade e dá boas dicas em como vencê-los. Os vilões são os seguintes, em ordem de capacidade destrutiva:

1- Redes sociais
2- Emails
3- Notificações, mensagens e celulares
4- Falsa sensação de que você é totalmente livre trabalhando pela internet
5- A falta de ferramentas produtivas para organizar suas ideias e conhecimento

Há tempos atrás eu escrevi um post divertido chamado "Personal Email Killer" onde eu estava a procura de um Matador de Emails para me ajudar. Nunca ninguém se habilitou. Eu tenho algumas ideias radicais para tentar colocar ordem na incontrolável caixa de emails, que já ajudariam bastante a nossa vida profissional. Publiquei algumas delas no post "Ideias radicais para sobreviver à enxurrada diária de emails nas empresas", mas recebi alguns feedbacks dizendo que eu sou um sonhador.

A verdade absoluta é que da mesma forma que a tecnologia é hoje a maior responsável pela enxurrada de informações que sufoca você, será a própria tecnologia que será a sua principal amiga na priorização e na ordenação de toda essa zona de conteúdo, de todas as formas e mensagens, que você tem que lidar todos os dias. Creia em mim, é impossível que isso seja resolvido sem o uso da tecnologia. Mas tem boas notícias chegando por aí.

No final de outubro, o Google anunciou um novo aplicativo de emails chamado "Inbox", que reorganiza os emails com lembretes, cria grupos de mensagens similares, dá alertas para conteúdos mais importantes, etc. Enfim, ele é um organizador de emails, classifica melhor cada mensagem evitando que você precise entrar em todas. Ajuda, melhora um pouco a nossa vida, mas ainda não resolve.

A melhor novidade é o IBM Verse, anunciado em novembro. A plataforma vai muito além de organizar os emails. Ela vai integrar emails, reuniões, calendários, arquivos compartilhados, mensagens instantâneas, vídeo chats, etc, tudo dentro de um ambiente unificado de colaboração. Ou seja, ele não é um reorganizador de emails. Ele se propõe a oferecer uma forma diferente de trabalhar e de se relacionar com as pessoas.

O IBM Verse foi construído pensando no usuário como ponto central, e não nos emails. O foco é a experiência do usuário. É quase dizer que não é o usuário que vai atrás da informação certa, é a informação certa que chega ao usuário. Isso só é possível porque a solução incorpora tecnologia avançada de análise de dados, que identifica padrões e perfis conforme a utilização de cada usuário. Isso permite que o usuário encontre as pessoas certas, receba as informações mais importantes com prioridade, tendo ganhos de produtividade. Além disso, foi feito um investimento enorme no design, começando o projeto do zero, ou seja, a cara da solução não se parece em nada com a velha cara da tradicional caixa de emails.

Enfim, estamos diante de uma nova forma de trabalhar, que parece mais divertida e produtiva. Segundo o anúncio, o IBM Verse já está disponível para o mercado corporativo. A versão freemium da plataforma poderá ser testada a partir do primeiro semestre de 2015. Gostou? Quer participar do programa? Clique aqui e inscreva-se!

Mauro Segura é líder de marketing e comunicação na IBM Brasil