Transformação Lean Digital da CI&T impacta negócios da Ânima Educação

ProXXIma
26 de setembro de 2019 - 7h26

A Ânima Educação – uma das maiores organizações educacionais privadas de ensino superior do país, com mais de 110 mil estudantes matriculados -, está apostando na transformação digital para potencializar o conhecimento e impactar seus negócios. Trabalhando em parceria com a CI&T, multinacional brasileira especializada na transformação digital de grandes marcas e com presença global, o grupo educacional quer ir ainda mais longe para potencializar o conhecimento e impactar toda a sociedade, a fim de atingir seu propósito de transformar o país pela educação.

Para avançar no projeto, foram observados processos de cinco áreas da instituição e promovidas discussões sobre as principais questões do negócio da Ânima Educação. Nesse sentido, cerca de 17 entrevistas com gestores foram realizadas e 13 grupos de foco com 63 profissionais de diversas áreas da Ânima Educação foram criados, incluindo coordenadoria dos cursos, secretaria acadêmica, planejamento e desenvolvimento, serviços e relacionamento ao aluno, entre outros.

“Em nossa jornada de transformação digital, precisávamos reestruturar o modelo de relacionamento da Ânima Educação para torná-lo centrado no aluno, mais escalável e resiliente, aprimorando autosserviços e automatizando processos que demandavam interações entre nossas áreas”, diz Patricia Fumagalli, diretora da Ânima Digital. “Precisávamos levar a boa experiência vivida em sala de aula para nossos meios de relacionamento via serviços administrativos desburocratizados, intuitivos, rápidos e alinhados com as expectativas dos alunos”, destaca.

Transformação digital e seus impactos

O Programa de Transformação Lean Digital da Ânima, em parceria com a CI&T, segue fundamentado em quatro pilares: simplificação e otimização de processos; geração de valor para o cliente (aluno); redução da interdependência das áreas; e foco nas dores do usuário (colaborador) de diversas áreas da instituição que usam a plataforma de relacionamento da Ânima com os estudantes.

Como primeiro desafio, a jornada começou pela rematrícula, que acontece a cada semestre e está entre as operações mais impactadas pelo programa. A plataforma digital de rematrícula da instituição foi aperfeiçoada e, atualmente, contribui para tornar este processo muito mais ágil, fácil e assertivo. O tempo de 30 dias para conclusão do processo de rematrícula, passou para apenas 8 dias (diminuição de 73% no lead time). Além disso, houve redução de 54% no número de alunos que acionam os canais de atendimento da Ânima, que passaram a ser rematriculados automaticamente. Há mais opções de autosserviços para pagamentos, entregas e obtenção de documentos via digital.

“Depois dos impactos gerados na rematrícula de alunos da instituição, iniciamos um processo de escala, ampliando o número dos times multidisciplinares (SQUADs) para atuação em outras frentes de negócio da Ânima. Nessa linha, desenvolvemos um produto para criação de campanhas”, diz Mauro Scatena, gerente sênior da CI&T. “Neste caso, o ganho foi a redução de 99% no lead time do processo de criação de campanhas comerciais, permitindo respostas rápidas da instituição e maximização da captação de alunos. Aproximadamente 59% dos alunos matriculados no ciclo 2019.1 são provenientes de campanhas criadas na nova plataforma digital, evitando trabalhos manuais e burocráticos para efetivação de matrículas”, destaca Scatena.

Para essas novas frentes de trabalho, as equipes estão reorganizadas em times SQUADs, sendo três deles compostos por profissionais da CI&T trabalhando em conjunto com cinco colaboradores da Ânima. Ao mesmo tempo, há outras 14 equipes com múltiplas competências na empresa. O grupo passou a adotar uma cultura guiada por dados, de experimentação de processos, aprendizados e entregas, elevando a maturidade digital de toda a organização. A Ânima Educação registrou redução de 85% no lead time de seus produtos digitais.

“Algumas pessoas têm uma noção negativa a respeito do impacto tecnológico na educação, como se causasse uma precarização do ensino ou um distanciamento do ‘humano’. A transformação digital, na verdade, oferece um leque de possibilidades que empoderam a educação para que ela seja mais efetiva e inclusiva. Afinal, sabemos que quanto mais a tecnologia se torna protagonista, mais o fator humano importa”, afirma Cesar Gon, cofundador e CEO da CI&T.