A potência da gestão de projetos nas agências de publicidade

2 de agosto de 2024 - 6h24

(Crédito: Shutterstock)

O trabalho com a gestão de projetos dentro de agências de publicidade tem sido uma das experiências mais desafiadoras e gratificantes que encontrei durante toda minha carreira. Com mais de 20 anos de trajetória em diferentes agências, além da minha especialização em gestão de projetos, tive a oportunidade de ver de perto os pontos positivos e negativos desse setor. Algo que gostaria de compartilhar para quem, assim como eu, possa vir a decidir por essa atuação que conta com diversos desafios, mas ao buscar as melhores práticas podem ser superados com resiliência, alcançando o sucesso.  

De todos os desafios, acredito que um dos maiores, enfrentado diariamente, é o de gerenciar as demandas criativas dentro de prazos acirrados. Na publicidade, a inovação costuma ser um campo que não espera o próximo passo, fazendo com que os cronogramas, por muitas vezes, sejam inflexíveis. Encontrar um equilíbrio entre dar à equipe criativa o tempo necessário para produzir ideias brilhantes e cumprir os prazos exigidos pelos clientes é uma arte. 

Outro desafio significativo é a gestão de stakeholders. Em uma agência, precisamos alinhar as expectativas de clientes exigentes com as capacidades e prazos da equipe interna. Isso requer comunicação contínua, alinhada às habilidades de negociação. Cada stakeholder tem sua visão do projeto, e cabe ao gestor unificar essas visões em um objetivo comum. 

Ajustes, alterações no briefing inicial, novas demandas. Essas são mudanças quase inevitáveis quando estamos falando de campanhas de publicidade. É mais do que comum que durante o desenvolvimento de uma campanha, novas ideias possam surgir, correções sejam apontadas ou até mesmo o cliente possa discordar de alguns pontos apresentados. Manter a flexibilidade sem perder o foco, além de garantir que as mudanças não comprometam a qualidade final, é uma habilidade que desenvolvi ao longo dos anos. 

Além disso, é necessário ter certa destreza para fazer a gestão de recursos e orçamentos, tarefa praticamente inerente ao gestor de projetos. Não é incomum nos depararmos com recursos limitados e orçamentos apertados, na realidade, estes são a norma, e é preciso sermos ainda mais criativos neste momento. 

Nessas mais de duas décadas de experiência, algumas práticas têm se mostrado fundamentais para aplacar esses desafios e garantir o sucesso dos projetos. 

Um planejamento detalhado é crucial. Ao definir claramente os objetivos, entregáveis, cronogramas e responsabilidades desde o início do projeto, podemos diminuir e, até mesmo evitar, surpresas desagradáveis. No entanto, manter uma certa flexibilidade é essencial para acomodar mudanças inevitáveis sem comprometer o projeto. 

Canais de comunicação claros e frequentes são fundamentais, mesmo que todo o time participe de reuniões regulares de check-in, sigam relatórios de progresso e contribuam com feedbacks contínuos. Tudo isso mantém os criativos e clientes alinhados e informados, evitando informações cruzadas. A transparência na comunicação constrói confiança e facilita a resolução de problemas antes que se tornem grandes obstáculos. 

Ainda sobre confiança, acredito em algo que tem funcionado muito bem ao longo dos anos: manter os clientes envolvidos durante todo o processo é essencial. Além de alinhar expectativas, permite que ajustes sejam feitos de forma mais ágil e conforme necessário. Um cliente bem informado é mais propenso a confiar no processo e a colaborar de forma construtiva. 

Manter toda a equipe alinhada ao andamento das estratégias e demandas não é uma tarefa das mais usuais. Muitas vezes, as pessoas estão envolvidas em mais de um projeto por vez, com diferentes equipes, inclusive times de terceiros. Nesse momento, usar ferramentas específicas de gestão de projetos, como Clickup, Trello, Asana ou Microsoft Project, pode apoiar muito a organização e a colaboração entre as equipes. Essas ferramentas ajudam a manter o controle sobre o progresso das tarefas e permitem ajustes rápidos quando necessário. 

Ao longo dos anos a tarefa de identificar potenciais riscos já no início do projeto se torna uma espécie de superpoder, bem como desenvolver planos de contingência para essas situações. Uma prática que se mostrou extremamente eficaz. A proatividade na gestão de riscos pode prevenir problemas maiores e garantir que a equipe esteja preparada para lidar com imprevistos ou, ao menos, confiar e se sentir segura por saber que alguém está olhando para isso. 

Não importa se é no mercado financeiro ou no mercado publicitário, investir no desenvolvimento das habilidades da equipe sempre será um tiro certeiro (e essencial). Os treinamentos e workshops não só melhoram a performance da equipe, mas também motivam os colaboradores, aumentando a retenção de talentos e a qualidade do trabalho entregue. É de se desejar que a empresa para a qual o seu time dedica ao menos 60% de sua rotina e 100% do seu conhecimento potencialize as suas capacidades. 

Em conclusão, acredito que a gestão de projetos, em agências de publicidade ou em qualquer outro negócio, é um campo dinâmico e desafiador. Essa função exige uma combinação única de rigor administrativo com flexibilidade criativa, o que nem sempre parece combinar, mas, eu afirmo, pode vir a ser o match perfeito. Ao adotar melhores práticas para desempenhar essa função, superar desafios torna-se parte da jornada para entregas de campanhas de alto impacto.  

A comunicação eficaz, um planejamento cuidadoso e foco constante no desenvolvimento da equipe é a receita para transformar obstáculos em oportunidades e alcançar resultados excepcionais. 

Gerir projetos publicitários pode ser algo complexo, mas com as estratégias certas, podemos não apenas alcançar nossos objetivos, mas também criar um ambiente de trabalho inspirador e produtivo. Essa é a essência da gestão de projetos publicitários bem-sucedida, e é um prazer compartilhar essas lições aprendidas ao longo da minha carreira.