Outra reunião? Me inclua fora dessa

Mauro Segura
6 de janeiro de 2015 - 10h59

"Confie mais em seus instintos do que em pesquisas". Isso me foi dito por um dos meus melhores chefes no passado, mas no mundo empresarial atual isso é difícil de exercer. Vivemos o mundo do ROI, do "ver pra ver", do retorno de curto prazo e do POC. Cada vez precisamos mais de métricas, de controles e de análise de risco. Por outro lado, as empresas globais se tornaram complexas organizações, muitas vezes fragmentadas, cuja decisão é quase sempre compartilhada. Em geral, as empresas convivem com um grande número de reuniões internas de alinhamento e planejamento, causando impactos na produtividade, na flexibilidade e na velocidade das tomadas de decisão. Esse lado perverso do gigantismo e da globalização muitas vezes penalizam os ganhos de escala, unicidade e posicionamento global que as empresas perseguem.

Por isso, não surpreende a decisão recentemente divulgada pela gigante Mattel na sua nova forma de operar:

1- Redução drástica no número de reuniões e apresentações em powerpoint
 
2- Estão proibidas reuniões com mais de 10 pessoas, a menos que a finalidade da reunião seja treinamento

3- Nenhuma reunião pode ser feita sem um propósito especifico

4- Não devem ser realizadas mais do que 3 reuniões para se tomar qualquer decisão

Tais orientações se tornaram públicas numa matéria recentemente publicada no The Wall Street Journal.

O objetivo é simples: mudar a cultura da empresa para ganhos de agilidade, produtividade e criatividade. Segundo a matéria do WSJ, as decisões da empresa se arrastavam por reuniões intermináveis, apresentações longas em powerpoint com mais de 100 slides e discussões sem fim. Desculpe a franqueza, mas este não é um mal exclusivo da Mattel, é algo inserido no modelo operacional das grandes organizações.

Uma vez escrevi um post chamado "Powerpointlândia": o mundo divertido e maravilhoso do powerpoint dentro das empresas". Queiramos ou não, as empresas se perdem no universo das reuniões internas, onde muitas vezes o powerpoint e as reuniões viram o fim e não o meio. O WSJ conta que, em 2013, uma reformulação do site da Mattel envolveu o equivalente a quase um ano de reuniões mensais e centenas de slides. Quando a decisão final foi tomada, o orçamento já havia sido realocado para outro projeto.

Segundo a pesquisa anual "Wasting time at work", da salary.com, as reuniões são uma das principais causas de improdutividade nas empresas. Os motivos são vários, entre reuniões muito longas, sem propósito ou descoordenadas. Outro vilão é a internet e as redes sociais, pois as pessoas se distraem facilmente navegando na web. Aliás, a combinação "reunião desinteressante + smartphone nas mãos" é uma potencial bomba de improdutividade, é um convite para o ser humano perder a concentração.

Mas as reuniões e as redes sociais online não são somente as causadoras de males dentro das organizações. Existem muitos outros pontos que podem ser trabalhados como emails, uso do telefone, regras e processos massacrantes, burocracia, etc.

A Coca-Cola, recentemente, resolveu atacar o correio de voz. Através de um memorando interno da área de TI, a empresa decidiu desativar o correio de voz "para simplificar a maneira de trabalhar e para aumentar a produtividade”. Segundo matéria publicada na Exame, a mudança passou a vigorar em dezembro e agora uma mensagem padronizada informa para a pessoa que liga que ela tente mais tarde ou use “um método alternativo” para entrar em contato com a pessoa que tenta localizar.

Desativar o correio de voz é uma medida concreta pois basta a empresa interromper o serviço e a determinação já está valendo. As pessoas, forçadamente, aprenderão a trabalhar através de outros métodos. Mas no caso da Mattel, criar regras de conduta "top down" não necessariamente garante que as coisas mudarão, mas é uma mensagem clara de desejo de mudança.

Se os principais executivos da empresa mudarem a prática das suas próprias reuniões e exercerem o papel de agentes de mudança, a chance de transformação crescerá muito. A mudança, na verdade, está na cabeça e na vontade das pessoas fazerem diferente. Tem que se criar mais do que um compromisso de mudar, mas uma cumplicidade entre todos.

Já vi empresas adotando regras como reuniões em pé, reuniões de 10 minutos e por aí vai. Não sei se funcionam, mas gosto muito das dicas do post "6 ways to make meeting significantly less miserable". Particularmente eu gosto muito da #4 e da #6. O fato é que não existe uma receita igual para todas as organizações, depende do tamanho, propósito, cultura, liderança, complexidade e até do tipo de negócio.

Mauro Segura é líder de marketing e comunicação na IBM Brasil