Recursos Humanos e a arte da comunicação com o público interno

4 de agosto de 2015 - 10h44

(*) Por Rocío Medina

Os profissionais da área de Recursos Humanos têm, entre diversas atribuições, a tarefa de capacitar funcionários para novos processos e orientá-los sobre mudanças de diretrizes. Dia após dia, no entanto, é cada vez mais desafiador promover o redirecionamento de uma rotina organizacional. Perde-se mais tempo e gasta-se mais energia para alcançar o resultado previsto reforçando o seguinte questionamento dentro do departamento: será que os métodos utilizados são os mais eficientes e adequados para promover uma comunicação eficiente?

O gestor de RH precisa compreender com clareza o universo em que ele e sua empresa estão inseridos. E independentemente da organização, seja ela privada, mista ou pública, do primeiro ao terceiro setor, ela está em um universo repleto de pontos de dispersão. A qualquer momento que julgar menos importante, necessário ou conveniente em sua rotina, um trabalhador não vai hesitar em interromper o que está fazendo para fazer uma rápida fuga para dentro de seu smartphone. Responde algumas mensagens e replica alguma notícia até o processo de retomada da concentração sobre o que estava (ou já deveria estar) fazendo. Somado a isso, esse mesmo colaborador precisa lidar com múltiplas janelas em sua rotina. Ao mesmo tempo, ele tenta fazer três, quatro, cinco tarefas simultaneamente. Quando uma está improdutiva, parte para a seguinte e, até de forma dispersiva, já entrou em uma terceira tarefa quase sem perceber.

Hoje o RH precisa ter a clareza de que não basta apenas impactar um colaborador em sua rotina, mas também reter sua atenção pelo maior tempo possível. Em certo grau, cabe ao RH desempenhar uma função de "publicitário interno" se quiser conquistar resultados eficientes e satisfatórios. Entrar em uma sala e proferir avisos em voz alta tende a ser tão ineficiente nos tempos atuais quanto fixar uma circular num quadro de avisos. Mas preparar uma explicação apoiada em imagens e sob um raciocínio claro, fluido e direcionado é um caminho comprovadamente mais eficiente.

Em uma de suas apresentações, Kevin Klein, Customer Success Manager da Prezi, exemplifica que quando os recursos visuais são utilizados, a taxa de retenção de uma mensagem pelo receptor atinge 80%. Já quando uma apresentação é exclusivamente oral, apenas 10% da mensagem do transmissor é efetivamente absorvida pelo receptor. Apresentações com suporte visual, com tabelas e gráficos, imagens e vídeos, são 43% mais persuasivas que uma apresentação exclusivamente oral.

Assim como o pensamento humano, Prezi apresenta possibilidades não-lineares de raciocínio. Fugir da lógica cansativa dos slides amplia o poder de impacto e retenção. Trata-se de um grande mapa onde é possível percorrer regiões específicas, parar e detalhar informações importantes, e voltar para o caminho que estava sendo traçado. Somado a isso, efeitos de transição renovam o fôlego e ajudar a entender a sequência do raciocínio.

Entre as dicas mais preciosas, destacam-se cinco orientações que todo profissional de RH deve ter em mente. Primeiro, prepare as apresentações de acordo com os diferentes grupos de profissionais. Em uma mesma empresa, os engenheiros perderão o foco e ficarão dispersos se receberem um conteúdo não-direcionado. Da mesma forma, o time de marketing não vai suportar um conteúdo que originalmente foi pensado para engenheiros. Em seguida, seja breve e sucinto. Todos têm tempo para tudo, mas ninguém tem efetivamente tempo para mais nada.

Em terceiro, conecte as pessoas ao contexto da empresa. Use imagens, traga depoimentos, mostre as transformações que estão em curso. Sem isso, um funcionário recém-chegado, por exemplo, dificilmente vai conseguir adivinhar o cenário onde ele está inserido. E por fim: traga exemplos da cultura da empresa (caso seja preciso mudá-la, isso é ainda mais relevante) e sempre esteja engajado com exemplos e exercícios ao fim da apresentação. Depois de tudo isso, quando encerrada a parte formal, tenha a clareza de que os três principais caminhos para a retenção de informação já foram percorridos: o visual, o auditivo e sinestésico. Ainda falta colher as impressões dos colaboradores ao final do processo e abrir o diálogo sobre dúvidas e aspectos mais sensíveis, pontos que vão incentivar a retenção do grupo de pessoas que necessita de um momento mais informal para consolidar todo esse processo.

(*)Rocío Medina van Nierop é responsável pelas operações do Prezi na América Latina, Espanha e Portugal.