Os desafios de comunicação dos grandes festivais de música

Bárbara Sacchitiello
28 de setembro de 2023 - 6h35

Nessa quarta-feira, 22, a organização do Lollapalooza informou ao público os preços dos ingressos para a edição de 2024 do festival, que acontecerá no fim de março. No último dia 10, dia dos últimos shows da primeira edição do The Town, foram divulgadas as datas do próximo Rock in Rio, que em setembro do próximo ano celebrará quatro décadas de existência.

Primeira edição do The Town aconteceu neste mês de setembro, em São Paulo (Crédito: Reprodução/Twitter)

Essas estratégias de comunicação têm, nos bastidores, um planejamento que envolve grandes equipes e que, muitas vezes, mesmo com bastante antecedência e todas as estratégias pré-definidas, precisa lidar com o imponderável.

É assim, por exemplo, quando uma banda aguardada pelos fãs cancela sua participação dias antes do festival. Ou quando uma tempestade afeta os acessos e a circulação do público bem no dia dos shows.

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“Temos sempre que improvisar. Isso faz parte da vida”, comenta Beth Garcia, CEO da Approach Comunicação, agência de relações públicas responsável pela comunicação de festivais como Rock in Rio, The Town e Lollapalooza.

Diferentemente de um trabalho de relações públicas para uma empresa ou marca de produtos, em que se faz necessário despertar o interesse do público para aquele assunto, trabalhar a comunicação de festivais de música conta com relativa vantagem. As pessoas, naturalmente, querem saber e buscar notícias e informações a respeito daquele evento.

Por outro lado, é preciso ir além da curiosidade do público sobre os artistas que se apresentarão e ajudar a transmitir o conceito por trás daquele festival, bem como dar visibilidade aos projetos das marcas parceiras.

Em entrevista ao Meio & Mensagem, Beth Garcia, que começou a trabalhar a comunicação institucional do Rock in Rio desde 2001, fala sobre os principais pontos que norteiam a comunicação de grandes festivais, a importância de segmentar as pautas de acordo com o interesse da imprensa e do público e explica por que toda essa estratégia precisa começar um ano antes de os primeiros artistas subirem ao palco.

Comunicação de grandes festivais

“O grande diferencial da comunicação de um grande festival a de outra empresa ou produto é o volume absurdo de pessoas que esses eventos envolvem. Toda a nossa preocupação tem que ser com elas – como elas chegam e saem do evento, comem, assistem etc. Esse é nosso foco. Nosso trabalho começa a partir das informações da proposta do evento e o maior desafio é saber organizar todo esse conteúdo e otimizá-lo da melhor forma, para que a gente consiga ocupar todos os espaços necessários, quanto antes for possível. Diferentemente de outros clientes ou até mesmo de outros eventos, os festivais de música são conteúdos que atraem todo mundo. Existe uma curiosidade das pessoas em torno dele. Por isso, é preciso priorizar e entender o que é necessário divulgar, em termos de notícias, e isso nem sempre, claro, atenderá ao que a imprensa quer. Os veículos de imprensa, logicamente, querem saber quais bandar e artistas vão tocar e quando. Isso é cereja do bolo. Mas antes, claro, vem o desafio de mostrar todo o restante que também faz parte do projeto.”

Beth Garcia, sócia-fundadora e CEO da Approach (Crédito: Divulgação)

Pré-evento

“Dividimos a comunicação entre o pré, que é a base do projeto, ou seja, a proposta social que queremos transmitir a partir daquele festival. Depois, temos o período de preparo do festival, que envolve quando e onde vai ser, a venda de ingressos, as bandas que se apresentarão etc. Por fim, temos o gerenciamento do evento, que começa um pouco antes do festival começar. No caso do The Town, por exemplo, o desafio de comunicação era explicar qual era o projeto social daquele festival, o que pretendíamos implementar em termos de melhorias e de qualidade. Em paralelo a isso, também fomos inserindo as informações de serviços, com detalhes de montagem, engenharia, cenografia, além de notícias sobre os artistas. Vamos sempre decupando essas informações para que tenhamos uma régua de comunicação bem longa, que começa cerca de um ano antes do evento. Agora, por exemplo, já iniciamos a comunicação do Rock in Rio, que acontecerá em setembro de 2024.”

Equipes

“Começamos geralmente com poucas pessoas, que foram o núcleo duro, que irá permanecer ao longo de todo o evento. Quando os festivais começam, nossa equipe cresce e chega a cerca de 40 pessoas, a cada jornada, durante o evento. Ganhamos apoio de outras pessoas e dividimos a equipe de acordo com as informações que precisam ser passadas ao público e à imprensa, como atendimento, trânsito etc. E nossa equipe é sempre dividida em diferentes temas. Há pessoas para cuidar dos assuntos relacionados à cidade, às bandas, ao trânsito, celebridades, negócios, economia e outros. As editorias são múltiplas porque os festivais acabam gerando diferentes tipos de pautas, que desmembramos em diferentes veículos.”

Música e comunicação

“No caso desses eventos, por serem festivais criados por uma agência de comunicação e por um comunicador nato [ela se refere a Roberto Medina, criador do Rock in Rio], o pensamento de comunicação vem primeiro. O Rock in Rio e The Town nascem, primeiramente, como projetos de comunicação, antes mesmo de serem grandes festivais e eventos. E, por isso, estamos na equipe de estratégia, de decisões, de tudo. Traçamos uma linha de comunicação de um ano e sabemos especificamente em que período cada etapa irá acontecer: quando serão as coletivas de imprensa, quando entrarão as peças publicitárias e o timing de tudo. O PR acaba sendo a área que dita as regras, pois, a partir dessa entrega, as demais coisas serão cascateadas.”

Lidar com o imponderável

“O trabalho de PR sempre é imponderável porque dependemos sempre de terceiros para transmitir nossas mensagens. Podemos, por exemplo, passar uma notícia exclusiva a um jornal, de que determinada banda tocará no festival. Podemos combinar tudo, ter tudo esquematizado, mas se acontece algum fato muito importante naquele dia, se morrer algum ídolo, por exemplo, perderemos totalmente o espaço para aquele assunto porque coisas mais importantes aconteceram. Então, temos que remanejar toda a estratégia. Tentamos ditar o ritmo da nossa comunicação, mas claro, as coisas sempre podem acontecer. Há situações para as quais não há estratégia e temos que improvisar, mas isso faz parte da vida. Temos que saber lidar com essas surpresas com as ferramentas que temos. Mas, quando acontece de uma banda cancelar, de última hora, por exemplo, nosso desafio é passar aquela comunicação ao público da melhor forma possível.”

Preparação para o Rock in Rio 2024

Será uma edição incrível porque celebrará 40 anos de Rock in Rio e 20 anos do festival em Portugal (Rock in Rio Lisboa). Com certeza terá muitas surpresas e homenagens à história do evento. Por enquanto, temos cinco pessoas trabalhando, de forma fixa no atendimento ao Rock in Rio e esse grupo crescerá, conforme forem chegando as equipes de patrocinadores e parceiros. E o maior desafio para nós, claro, sempre é se superar a cada edição, com mais retorno de mídia. E isso é fruto do crescimento dos festivais, que vêm crescendo muito, em termos de reconhecimento, o que nos permite sempre amplificar essas informações.