Meu inbox é maior que o seu

20 de agosto de 2018 - 11h10

Sempre que entro em um táxi em São Paulo, o motorista começa o papo com: “Hoje a cidade está parada. Batemos o recorde de ontem. São 220 quilômetros!”. O que me surpreende nestas conversas não é mais a extensão do congestionamento, mas o orgulho dos motoristas. Quanto mais trânsito, melhor. Chego a pensar que sua autoestima é proporcional ao tamanho do problema que enfrentam nas ruas. O que deveria dar vergonha, virou motivo para contar vantagem.

(Crédito: Pixabay/Pexels)

Conversas similares são comuns nos escritórios quando executivos se referem à quantidade de e-mails que recebem diariamente. “Hoje foram 800! Tenho 25 mil que ainda não li!” Assim como os taxistas acham que o trânsito faz seu trabalho mais necessário, muitos executivos medem sua importância pela sua caixa de entrada. Quanto mais e-mails, maior a dependência que a empresa tem deles ou delas. O inbox tornou-se, para muitos, um índice de influência corporativa.

Sinto informar-lhe que ninguém se importa com o tamanho do seu inbox. Responder e-mails não conta como trabalho e gerenciar a sua caixa de entrada não é o seu full time job. Se você aceitar esta realidade, há formas saudáveis de lidar com a quantidade quase que infinita de mensagens que recebemos todos os dias não só no e-mail do trabalho, mas também no WhatsApp, no FaceTime, mensagens de texto, no Skype, no Instagram, no Messenger, no LinkedIn, no Twitter, etc.

Eu me esforço para não ter mais do que cinco mensagens não respondidas no fim do dia. Minhas regras são simples:

Mensagens onde sou apenas copiado não são respondidas. Todas vão automaticamente para uma pasta chamada CC: e nem passam pelo meu inbox. No fim do dia, leio-as rapidamente em dez minutos só para garantir que não perdi nenhum detalhe importante.

As newsletters que assino também vão automaticamente para outra pasta com este nome. Quando tenho tempo, leio algumas delas. Se deixo de ler por muitos dias, cancelo a assinatura. Estas também não passam pelo meu inbox.

Convites para reuniões vão para uma terceira pasta. No fim do dia gasto alguns minutos com o calendário aceitando ou rejeitando os convites todos de uma só vez.

Mensagens de desconhecidos e as notificações das pessoas aceitando ou rejeitando convites para reuniões vão diretamente para o lixo. Antes de apagá-las, gasto cinco minutos revendo os remetentes só por segurança.

Para todas as mensagens que preciso responder, uso um código de cores para garantir que as das pessoas importantes apareçam no topo da lista.

Depois de lidas e respondidas, todas as mensagens são arquivadas em uma só pasta. Nada de criar uma pasta para cada projeto. Com as ferramentas de busca disponíveis, é mais fácil encontrar mensagens antigas se todas estiverem em um só lugar. Com isso também ganho tempo no seu arquivamento.

Outra estratégia para evitar e-mails é escrevê-los de forma a encerrar a troca sem-fim de mensagens. Em vez de dizer, “avise-me a que horas você quer marcar a reunião”, digo “podemos nos ver na terça-feira entre dez e meio-dia ou na quarta-feira antes das 11 da manhã. Escolha 30 minutos e mande um convite.”

Nas redes sociais, onde passo mais tempo do que deveria, também leio e respondo todas as mensagens. No LinkedIn, a maioria é “obrigado, mas não há interesse”. Melhor assim do que deixar as pessoas sem resposta. Quando há algo interessante, peço que me escrevam um e-mail com mais detalhes. No Twitter, sempre evito o debate. Se não gostou da minha opinião, leia o próximo “tuíte”. Quem sabe você concorda com ele? No Facebook, não aceito desconhecidos e de tempos em tempos termino algumas conexões com pessoas que não precisam mais saber o que fiz com a minha família no fim de semana.

Finalmente, para informações que preciso compartilhar com o meu time, em geral assuntos administrativos que não requerem respostas, deixo mensagens de voz em um grupo do WhatsApp.

Nada disso importa se você achar que a quantidade de mensagens que recebe todos os dias tem algum significado. Se, assim como eu, você acredita que ter mais tempo longe do seu e-mail é algo saudável para você e bom para sua empresa, as dicas acima podem ajudar a resolver seu problema. Se duvidar, pode me escrever.

*Crédito da foto no topo: RawPixel/Pexels