Os desafios do live marketing na COP30

Com a proximidade da COP30, que acontecerá em novembro de 2025 em Belém, é natural que aumentem as discussões sobre os desafios logísticos e operacionais de se realizar um evento de tal magnitude fora dos grandes centros urbanos.

Mas, ao contrário do que se possa imaginar, este contexto não é exclusivo de Belém: desafios semelhantes se repetem em grandes eventos internacionais, como Olimpíadas, Copas do Mundo e principalmente nas edições anteriores da própria COP.

Na COP29, realizada em Baku, no Azerbaijão, em 2024, diversos países manifestaram dificuldades para garantir participações devido à escassez de hospedagem e aos altos valores praticados.

A lógica é simples: quando a demanda supera em muito a oferta, os preços aumentam, o acesso se torna restrito e a pressão sobre a infraestrutura local é intensa.

Em outros megaeventos recentes como a Copa do Mundo no Catar e os Jogos Olímpicos em Paris, os desafios com hospedagem, infraestrutura e aumento de custos foram similares aos observados na preparação da COP30.

Em Paris, as tarifas de hotéis chegaram a subir 70%, enquanto no Catar, visitantes recorreram a trailers e containers diante da escassez de leitos. Esses exemplos reforçam que a preparação eficaz requer planejamento antecipado, gestão estratégica e soluções criativas, algo que estamos colocando em prática desde os primeiros passos do projeto.

Claro que a realidade das diárias que estamos observando em Belém está extrapolando ainda mais este cenário de caos, entre alta demanda e pouca oferta. E a principal preocupação com estes custos proibitivos de logística, é o impacto que eles podem causar justamente as delegações dos países — protagonistas e essência do conteúdo da COP30. É fundamental que essas vozes tenham condições de participação plena e viável.

Por esta razão, diante de exemplos globais que evidenciam os desafios recorrentes na organização de megaeventos, nossa experiência aponta para a importância da antecipação e da parceria entre agência e cliente.

Foi justamente por entender essa dinâmica que iniciamos o planejamento da participação de nossos clientes na COP30 com mais de um ano de antecedência. Em alinhamento direto com estes clientes, antecipamos movimentos logísticos essenciais, como a reserva de espaços, mobilização de fornecedores e, principalmente, soluções de hospedagem.

A primeira grande dica é clara: em eventos globais, a antecedência é a principal aliada para garantir eficiência, economia e uma certa tranquilidade.

Chegamos a encontrar diárias de hotel que saltaram de R$ 400 para R$ 8 mil, e casas sendo ofertadas por quase um milhão de reais para o período do evento. Por isso, optamos por soluções como a locação anual de apartamentos, que ainda exigiram mobiliário e estrutura, mas foram mais viáveis do que as opções pontuais.

Mais do que resolver, antecipar. O trabalho não se limita à importação de serviços de fora.

Com o compromisso de alinhar experiências ao ESG, precisamos buscar desenvolver soluções locais. Isso envolve a formação de fornecedores, qualificação de equipes e a criação de plataformas colaborativas com serviços de infraestrutura, como geradores, catering e apoio logístico.

Muitos fornecedores não estão preparados para a demanda, outros sequer existem localmente. É necessário criar parcerias, mobilizar redes, criar processos para que fornecedores de São Paulo possam ajudar a estruturar uma rede de apoio local capacitada e confiável para garantir a entrega.

E na implantação de projetos assim, além dos altos custos e da escassez de insumos, um dos desafios mais recorrentes das agências é garantir que os fornecedores contratados não abandonem o projeto para aceitar propostas mais lucrativas. Para isso, é preciso muita estratégia na gestão da equipe e de todos os parceiros comerciais contratados.

O que podemos aprender a partir da realização de outros megaeventos

Entendemos, contudo, que nem todos os países e organizações conseguem se planejar com tanta antecedência. Nestes casos, sugerimos a busca por apoios institucionais de associações, entidades do terceiro setor e instituições públicas ou privadas.

Muitas vezes, estes canais têm condições de negociar melhores pacotes, subsidiar participações ou viabilizar hospedagens e serviços de forma compartilhada.

Como as cidades podem se preparar melhor para receber os eventos corporativos das agências e seus clientes:

• Planejamento antecipado de longo prazo – começar o planejamento com mais de 12 meses de antecedência, com foco em hospedagem, logística, segurança, alimentação e mobilidade.
• Reserva centralizada – usar canal oficial de reservas ou agência centralizada para negociar cotas diferenciadas e evitar especulação.
• Diversificação de oferta – incluir hotéis, navios, acomodações alternativas, uso de espaços públicos/institucionais e moradias temporárias.
• Parcerias privadas e zonas de coordenação – colaboração com redes hoteleiras, fornecedores externos, associações e plataformas integradas para escalar capacidade local.
• Desenvolvimento local e ESG – investir em formação e qualificação de equipes e fornecedores locais, fortalecendo a cadeia produtiva da região.
• Gestão de escopo e contratos – assegurar compromissos rígidos com fornecedores para evitar cancelamentos por propostas superiores de última hora.
• Governança participativa – envolver sociedade civil, moradores, varejo e setores locais para gerar soluções inclusivas e equilibradas.

É importante reforçar: a realização da COP30 em Belém é um marco histórico para o Brasil e para a Amazônia. Um evento deste porte transforma a cidade, provoca reflexões, movimenta a economia e desafia todos os envolvidos.

Por isso, apesar da realidade e do cenário que se vislumbra, é preciso garantir entregas eficientes, baseadas em muito planejamento, parceria e por que não, propósito.

Esse deve ser o compromisso das agências de Live Marketing: a partir da realidade estabelecida, antecipar saídas e encontrar soluções para os desafios de hoje e os de amanhã.

Este é maior dos benefícios que observamos das parcerias eficientes e duradouras entre agência e cliente. Este é o melhor caminho para seguir conectando marcas, ideias e pessoas para um futuro melhor.